קליטת עובד חדש זה מרתון, לא ספרינט

תהליך קליטת עובד חדש הוא קריטי מאחר שאין הזדמנות שניה ליצירת רושם ראשוני, והוא נותן את הטון לעתיד. קחו לכם רגע ונסו להיזכר ביום הראשון שלכם במקום עבודה חדש - זהו יום שכולו רכבת הרים רגשית. מערבולת של התרגשות מהולה בעצבנות ומנה גדושה של חוסר ודאות. עבור הארגון זהו רגע מרכזי, הזדמנות להכין את הקרקע ולנטוע את הזרעים לקשר מוצלח וארוך טווח עם העובד החדש. עבור העובד החדש זהו הרושם הראשוני שמותיר בו הארגון, הוא משפיע על נכונותו של העובד להשקיע ועוזר לעובד להכריע - להשאר או לנטוש.

על פי מחקר שערכו ב-Brandon Halll Group: ארגונים בהם תהליך קליטת עובדים חדשים הוא חיובי משפרים את כושר שימור העובדים שלהם ב-82% ואת הפרודוקטיביות ביותר מ-70%!.

תהליך קליטת עובד חדש הוא לא ספרינט אלא ריצה למרחקים ארוכים, הנמשך מרגע קבלת הצעת העבודה ועד להשלמת תהליך ההטמעה בחברה. זוהי תקופה שבה יחסי העובד והמעסיק נרקמים ויצירת אסטרטגיה מגובשת היא המפתח לחוויה קליטה חלקה, חיובית ומסבירת פנים.

עומדים לפני קליטת עובד חדש בחברה? כך תקבלו אותו בברכה

תהליך קליטת עובד חדש חורג הרבה מעבר להתמצאות פשוטה במסדרונות החברה. זוהי הזדמנות לשלב את העובד החדש בעבודה, להכיר לו מקרוב את התרבות הארגונית, לספק לו סביבה תומכת ולהתכונן ביחד איתו להצלחה ארוכת טווח. קליטת עובד חדש בארגון יכולה לשפר את שביעות הרצון, לטפח מעורבות, להעלות מוטיביציה בעבודה, לשפר את הפרודוקטיביות, להפחית באופן משמעותי את תחלופת העובדים וכתוצאה מכך לצמצם את עלויות הגיוס. 

ממחקרים שנערכו ב-Recruting.com וב-BambooHR עולה כי 1 מכל 4 עובדים עזב את מקום העבודה במהלך 6 החודשים הראשונים.  כלומר רבע מהאנשים שמתקבלים לעבודה עוזבים את הארגון בחצי שנה הראשונה. 

אז איך מתגברים על הסטטיסטיקה, כיצד  מקבלים בברכה עובדים חדשים וגורמים להם להרגיש רצויים? 

הינה כמה טיפים…

♦️ טיפוח הקשר עם העובד החדש עוד לפני תחילת העבודה - תהליך קליטת עובד חדש מתחיל  הרבה לפני יומו הראשון בחברה, וכדאי שיהיה נוהל קליטת עובד חדש מסודר. אפשר לשלוח לביתו של העובד, לפני היום הראשון, פרחים או מתנת הצטרפות קטנה (אולי מתנה ממותגת), ולצרף מכתב המתאר את ההתרגשות, הציפייה וההמתנה לכניסתו לתפקיד. יש שמציעים לעובדים חדשים להגיע לישיבה חשובה או לאירוע חגיגי בחברה עוד בטרם הגיע היום הראשון לעבודה. זה גורם לעובד להרגיש רצוי, שחושבים עליו ומחכים לו.

♦️ קבלת פנים חמה ביום הראשון לעבודה - קליטת עובדים בארגון היא מאמץ משולב שלא נמצא אך ורק באחריות מחלקת משאבי אנוש. מעורבים בתהליך הקליטה גם חברי צוות, מנהלים ישירים ומנהלי מחלקות שונות בארגון. לצד הכנות טכניות כמו הכנת עמדת עבודה מראש והפקת תג עובד, חשוב להכין ולגייס את צוות העובדים שאיתו עתיד העובד החדש לעבוד ולדאוג שהעובד החדש יקבל מהם קבלת פנים חמה ומחוייכת. יש לעדכן גם את המנהל הישיר של העובד ולדאוג שהוא יפנה זמן לשיחת הכרות עם העובד החדש, למענה לשאלות ולהדרכה. צריך לעדכן גם את מנהלי הכספים, מחלקת השיווק, מחלקת השימור ומחלקת המחשוב על הגעת עובד חדש ולדאוג שגם הם ידעו על בואו, על תפקידו ויקבלו את פניו בחיוך.

מייקל סי בוש, מנכ"ל Great Place to Work,שמאחוריו 30 שנות ניסיון בהובלת ארגונים לצמיחה, מספר: "כאשר מישהו מצטרף לארגון שלך עליך לוודא שהוא יודע שציפית לו - הוא צריך להרגיש שלא יכולת לחכות שהוא יגיע. כאשר אדם מצטרף לארגון שהוכיח שהוא חושב עליו כבר כמה שבועות לפני שהוא התחיל, הוא ילך הביתה ויגיד לעצמו: "הי, זו הייתה חוויה נהדרת היום, הם ציפו לי, תג השם שלי היה מוכן שם עבורי. כולם היו אדיבים, ונראה שהם ידעו מי אני ומה אני הולך לעשות". פעולות אלו בונות אמון כבר ביום הראשון." 

♦️ מינוי מנטור לעובד החדש - מינוי מנטור הוא דרך נהדרת לשדרג את תהליך קליטת העובד החדש, זה הופך את תהליך הקליטה לאנושי, קולגיאלי, דינמי ומתבל את הישיבה הממושכת והמייגעת מול תוכנות למידה ומדריכים כתובים. המנטור יערוך סיור במחלקות החברה, יציג את העובד בפני עמיתים ומנהלים, ילוה את העובד החדש בשבועות הראשונים, יעזור עם החפיפה, הבנת התפקיד, הכרת הנפשות הפועלות בחברה והכרת הדרך שבה מקובל לעשות דברים בחברה. זה מאפשר לעובד החדש גם לחוש את התרבות הארגונית וגם מעמיד לרשותו אדם זמין ואדיב שניתן להפנות אליו שאלות.

על פי ד"ר מגהן גרייס, המשמשת כאחת ממנהלי  מכון לחקר דורות וחינוך: "עבור דור ה-Z הניואנסים הנלווים לאינטראקציה במקום עבודה כמו תקשורת עם מגוון דורות ועבודה לצד נקודות מבט חדשות, הנבדלות מהדעות המקובלות בקרב בני דור ה-Z - היא אתגר, הם מודעים לכך שזה אתגר עבורם ומבינים שיש כאן פער." ד"ר גרייס ממליצה לגשר על פער זה באמצעות מינוי מנטור, קולגה עימו נפגשים על בסיס קבוע. הוא ישמש פנים ידידותיות שיוכלו להפנות אליו שאלות, שהם אולי מפחדים להפנות למנהל הישיר שלהם.

♦️ טיפוח תחושת שייכות ואיכפתיות בעובד החדש - היבט מכריע נוסף בתהליך קליטת עובד חדש בארגון הוא יצירת סביבה תומכת, אכפתית ומכילה. עובדים חדשים עשויים להרגיש המומים לנוכח כמות המידע העצומה שעליהם לקלוט בשבועות הראשונים וכמות השמות והפניםואו בין העובד החדש לבין המנטור שלו כדי ליצור מרחב בטוח למתן תמיכה. כדאי גם להזמין את העובד החדש לישיבות מקצועיות, לארוחות צוהריים עם קולגות ולהזמין אותו למפגשים המתקיימים לאחר שעות העבודה.  זה יעזור לו לבנות מערכת יחסים עם עמיתים ולהרגיש שרואים אותו, זה יגרום לו לחוש שייכות ולהרגיש שבאמת אכפת ממנו.

ממחקר שערכנו ב-Great Place To Work, אשר סקר מאות חברות קטנות ובינוניות מוסמכות GPTW ובחן 52,000 סקרי עובדים, עולה כי אחד מהמניעים המשמעותיים לגידול בהיקף ההכנסות בארגונים הוא - איכפתיות. כאשר עובדים חווים במקום עבודה תרבות של אמון ואיכפתיות, יש סיכוי של 44% שהם עובדים בארגון שהגידול בהכנסותיו הוא מעל הממוצע. תוצאות מחקר זה מבוססות על 58 שאלות מסקר העובדים שלנו למדד אמון בארגונים. 

♦️ קבלת משוב מהעובד החדש -  לפי האגודה למשאבי אנוש (SHRM) העלות הממוצעת הנלוות לגיוס וקליטת עובד חדש בארגון עומדת על 4,700 דולרים, ובשקלים זה יוצא למעלה מ-17,000 ש"ח!!! זה נתון מטורף. מדובר בסכום לא קטן, ואם צריך להשקיע אותו פעם אחר פעם בשל תחלופה גבוהה של עובדים, הרי שמדובר בהוצאה אדירה לארגון. בדיוק מסיבה זו חשוב לערוך משוב לתהליך קליטת עובדים חדשים בארגון, ולקבל משוב על תהליך ההצטרפות מהעובדים החדשים. ניתן להשתמש בסקרי העובדים שלנו ב-Great Place to Work. סקרי עובדים אלו הם הבסיס להסמכת Great Place to Work, והם מודדים ומשפרים את תרבות הארגון מול מדדים ספציפיים לרבות קליטת עובדים חדשים. כך שלאחר איסוף תשובות הסקר תקבלו ניתוח מעמיק של תרבות החברה שלכם ותובנות משמעותיות לגבי תחומים כמו אמון, הוגנות, שייכות, איכפתיות, קבלת פנים ותהליכי קליטת עובדים חדשים ועוד.

קבלת משוב על האופן שבו עובדים חדשים חווים את מסע ההצטרפות שלהם לארגון היא חיונית לבניית צוות מצליח וארגון משגשג. עם סקר העובדים שלנו תקבלו תובנות חשובות ומבוססות נתונים באשר לאפקטיביות של אסטרטגיית קליטת עובדים חדשים. תוכלו לזהות חוזקות אך גם חולשות ומחסומים המפריעים לתהליך הקליטה ולטפל בהן באופן יזום. סקרי העובדים שלנו ב-Great Place to Work עוזרים לשפר את חווית הקליטה, גורמים לעובדים החדשים להרגיש שבאמת מקשיבים להם, שהם מוערכים ורצויים, והם משקפים את המחויבות הארגונית לשיפור מתמיד ואת השאיפה למצוינות בניהול המשאב האנושי.

התנסו בסקרי חוויית העובדים שלנו, המשפרים את תהליך הקליטה של עובדים חדשים ואת תרבות החברה כולה, ובמקביל קבלו גם את ההסכמה היוקרתית של Great Place to Wor

הצטרפו למשפחת המותגים המובילים בעולם שכבר הפכו מוסמכי Great Place To Work

---

יונתן פייטרה